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学生档案管理办法(试行)
2019-12-25 13:25   审核人:

为规范学校学生档案管理工作,根据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号)和《普通高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)等文件精神,结合学校实际,制定本管理办法。

第一章  总则

第一条  学生档案是记载学生入学前和在校期间有关学习、奖惩、品行、本人和家庭基本信息及其他必要信息的个人档案材料,是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是国家和社会选拔录用人才的重要依据。

第二条  学生档案管理工作,是学校的一项常规性基础工作。为确保学生档案的完整、准确、系统、安全,学校学生档案由各系集中统一管理,学生工作处负责监管。

第三条  学生档案管理工作内容:

(一)接收、整理学生档案材料;

(二)办理学生档案的查阅、借阅;

(三)做好学生档案的安全、保密、保管工作;

(四)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(五)办理其它有关学生档案事项。

第四条  各系做为学生档案材料保管的主要部门,要指定专人负责学生档案材料的收集、整理和归档工作。

第五条  新生档案由各系辅导员老师负责接收、核查、整理,在新生入学3个月内,移交所在系统一管理。

第六条  辅导员作为学生档案材料形成的主要人员,要做好学生在校期间形成的档案材料的收集、整理工作,在材料形成后1个月内,移交所在系,并协助做好归档工作。

第七条  各系在学生离校前将毕业生的档案材料归档完毕并派发。其中休学、参军入伍的学生档案由各系保管;成绩不合格的学生档案各系整理好后移交学生工作处统一保管。

第二章  档案归档范围

第八条  归档的学生档案,必须真实、历史、全面地反映学生的学习、成长过程,对形成部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第九条  学生档案的归档范围:

(一)高考报名表、高中学籍表等材料;

(二)新生入学登记表;

(三)学籍卡片;

(四)综合素质考核表;

(五)素质拓展表;

(六)学生成绩单;

(七)毕业生登记表;

(八)毕业论文结论;

(九)加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料;

(十)荣誉、奖励材料;

(十一)处分及处分解除材料;

(十二)学籍异动材料;

(十三)学生诚信档案;

(十四)其它必要材料。

第三章  档案收集与管理

第十条  学生档案管理人员对收集的材料要认真鉴别。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚方能归档。不属于归档范围的材料,可视情况予以处理,必要时退还形成材料的部门。

第十一条  新生入学后,档案由各系负责核查、整理、归档,具体要求如下:

(一)核查学生档案记载信息是否准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时,学生姓名书写要准确,不能写同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名;要求身份证、学籍卡及档案记载上的姓名出生年月日一致;反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

(二)核查后,将学生档案资料换装学校统一的档案袋。原档案袋上贴有高考报名登记表等相关表格的,应将原档案袋一并装入新的档案袋中。预备党员材料暂不归入本人档案。

(三)规范填写档案袋。要求用签字笔或钢笔书写,字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名、性别、档案编号(档案编号要编于档案袋右上角)。

(四)以班级为单位填写《新生档案情况登记表》,作为档案移交的重要依据,同本班档案一起移交所在系档案管理部门。

第十二条  每学期将《学生综合素质考核表》归入学生本人档案。

第十三条  学生奖励及处分材料产生一个月内归入学生本人档案。

第十四条  因病休学学生的档案作为非在校学生档案妥善保存。学生复学后,应当及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十五条  接到学生留级通知后,各系应当及时将留级学生的档案转至新班级,注销原班级名字并说明原因。

第十六条  退学的学生档案由学生本人带回。

第四章  档案保管与保护

第十七条  根据安全保密和便于查找的原则,对学生档案进行严密、科学地保管。

第十八条  学生档案要在专门档案室,用铁皮档案柜存放。

第十九条  建立学生档案登记和统计制度,每年核对一次,发现问题及时解决。

第二十条  管理部门要不断研究和改进学生档案的管理方法,逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第五章  档案使用

第二十一条  确需查阅和借阅学生档案的,须遵守下列规定:

(一)各系只能查阅本系学生档案。查阅学生档案,须经系领导同意后,由学生档案管理人员或辅导员查阅。外单位查阅学生档案,应提供其单位介绍信。

(二)学生档案一般不外借,必须外借时,须说明理由,并经所在系领导同意后,方可外借。

(三)查阅学生档案,实行登记制度。查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理。

(四)学生个人不得查阅自己的档案材料。

第六章  附则

第二十二条  本办法由学生工作处负责解释。

第二十三条  本办法自发布之日起施行。

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